Wie Sie mit nur drei Buchstaben in jeder (PowerPoint)-Präsentation maximal erfolgreich sind.

„Was ich mit der Präsentation erreichen will?“

Meine Coaching-Kundin schaut mich aufmerksam an. „Ich möchte zeigen, was wir schon alles in dem Projekt erreicht haben.“

Ich frage nochmal nach:

„Was ist Ihr Ziel? Was sollen die ZuhörerInnen oder Leser nach Ihrer Präsentation denken, fühlen, tun?“

„Hm.“ Sie denkt ein paar Sekunden nach und erklärt mir dann mit leuchtenden Augen: „Ich möchte, dass sie verstanden haben, wie wichtig dieses Projekt für unser Unternehmen ist, dass sie bei diesem Projekt mitmachen, dass sie davon ebenso begeistert sind, sodass wir letztendlich die Kultur im ganzen Unternehmen verändern können.“

Ich fasse für sie zusammen: „Sie wollen also, dass Ihre ZuhörerInnen verstanden haben, um was es in dem Projekt geht, sich aktiv daran beteiligen und so ihren Beitrag dazu leisten, dass die gesamte Kultur im Unternehmen sich an den neuen Werten orientiert.“

„Ja genau.“

„Und wie können Sie das gewährleisten?“

– frage ich weiter.

Präsentation, Zielsetzung, Erfolg

Die Ziele einer Präsentation müssen glasklar definiert sein.

Sie überlegt, dann sprudelt es aus ihr raus:

„Ich beschränke mich auf die wesentlichen Eckpfeiler des Projekts, lege dar, welchen Nutzen jeder einzelne und das gesamte Unternehmen hat und zeige, wie man sich aktiv beteiligen kann.“

So oder so ähnlich beginne ich meist ein Gespräch, wenn einer meiner Kunden mit mir über eine anstehende Präsentation spricht. Dabei stelle ich oft fest, dass die Zielsetzung in vielen Präsentationen nicht genau definiert ist. Bleiben wir bei dem obigen Beispiel, wird das Ziel nach diesem ersten Interview SMART formuliert sein:

Ziele sind SMART.

  • S: Spezifisch:

    >>> Ich möchte meine ZuhörerInnen so begeistern, dass mindestens 50 Prozent sich anschließend bei mir für eine Projektteilnahme anmelden.

  • M: Messbar:

    >>> Ich werde die Präsentation insgesamt fünf mal vor je 20 Personen halten und möchte anschließend 50 neue Projektteilnehmer gewonnen haben.

  • A: Attraktiv:

    >>> Die neuen Projektteilnehmer haben in ihrer täglichen Arbeit einen großen Nutzen von der Teilnahme. Der Nutzen für das Kernteam besteht darin, dass wir die Botschaft schnell im gesamten Unternehmen verankern können.

  • R: Realistisch:

    >>> Aus den Erfahrungen der letzten Monate und den vielen Gesprächen, die ich geführt habe, halte ich 50 Prozent für realistisch.

  • T: Terminiert:
    >>> Ich halte die Präsentation in den nächsten fünf Wochen fünfmal. Das heißt, in spätestens sechs Wochen haben wir unser Projektteam um 50 Personen vergrößert.

Präsentation, Köder, Fisch, Zielgruppe, Aufbereitung, Gestaltung

Der Köder muss dem Fisch schmecken: Wie Sie Ihre Zielgruppe an die Angel bekommen.

„So, dann fangen wir jetzt an, ich habe schon ein paar tolle Bilder rausgesucht, die würde ich Ihnen gerne zeigen.“

Nur ungern bremse ich sie: „Einen Moment noch: Wir müssen Ihre Zielgruppe genauer unter die Lupe nehmen.“

Ungläubig schaut sie mich an: „Übertreiben Sie jetzt nicht ein bisschen? Ich meine, ich will ja auch irgendwann mal mit den Charts anfangen.“

„Können Sie gerne tun. Die Frage ist nur, ob Sie dann vielleicht die falsche Brille aufhaben“, erkläre ich sanft.

„Wieso? Ich weiß doch, wie meine Kolleginnen und Kollegen ticken,“ pariert sie.

„Dann schlage ich vor: Sie beantworten mir kurz folgende fünf Fragen und dann können wir auch bald anfangen, die Charts in Angriff zu nehmen.“

Zielgruppen stellen kritische Fragen.

  1. Was wissen Ihre Kolleginnen und Kollegen schon über das Projekt?

  2. Welche Rolle spielen sie? Sind sie selbst Entscheider oder müssen sie die Idee noch an jemand anderen „verkaufen“?

  3. Welche Art der Aufbereitung erwarten Ihre Kolleginnen und Kollegen?

  4. Wie relevant ist das Thema für Ihre ZuhörerInnen?

  5. Welche kritischen Fragen könnten Ihre ZuhörerInnen stellen?

Sie taxiert mich kurz und beantwortet die Fragen der Reihe nach. Bei der Art der Aufbereitung stockt sie kurz: „Moment, Sie meinen, es könnte sein, dass eine PowerPoint-Präsentation vielleicht gar nicht erwartet wird?

„Das habe ich nicht gesagt, das sagen Sie. Aber natürlich könnte es sein, dass es spannend wäre, wenn Sie neue Wege in der Unternehmenskultur gehen wollen, diese auch schon in der Präsentation des Projekts zu gehen.“

„Hm. Ein Film vielleicht? Oder zumindest ein eingebundenes Video? Oder vielleicht eine Diashow mit Impressionen aus den bisherigen Projektsitzungen? Oder sollte ich vielleicht ein paar symbolhafte Gegenstände mitnehmen?“ Sie kommt ins Grübeln. Nach einiger Zeit einigen wir uns aus Kostengründen auf eine integrierte Diashow mit Musik, die die gesamte Präsentation lebendiger macht und Emotionen weckt. Für ein Video oder einen Erklärfilm fehlt im Moment das Budget und auch die Zeit.

Ebenfalls etwas länger dauert die Analyse der möglichen Kritischen Fragen. Nach einigem Überlegen kommen wir auf drei Punkte: „Wie soll ich das zeitlich unterkriegen, wenn ich bei dem Projekt mitmache?“ — „Was sollte ich denn davon haben?“ — „Wie soll ich denn was bewegen, die Entscheidungen werden doch eh ganz oben gefällt.“

Präsentation, Zeitplanung, Erfolg, Auf den Punkt

Wer hat an der Uhr gedreht? Wieviel Zeit haben Sie denn zur Verfügung?

„So.“ Sie lächelt zufrieden. „Jetzt können wir aber loslegen.“

„Noch nicht ganz:

Wir müssen noch klären, wie viel Präsentationszeit Sie überhaupt haben.“

„Achso“, sie seufzt. „Stimmt. Hm. Ich denke, länger als 20 Minuten sollte ich das nicht ausdehnen.“

„Hervorragend“, sage ich. „Damit wissen wir jetzt auch gleich, wie wir die Präsentation aufbauen. Wir starten mit einer kurzen Einführung von etwa einer Minute, dann kommen 2 Minuten Fakten zum Projekt und dann die Diashow mit etwa 90 Sekunden…“

Ich breche hier mal ab, denn die genaue Ausarbeitung würde jetzt zu weit führen.

Managen Sie Ihre Zeit!

  1. Wieviel Zeit bleibt für die Vorbereitung? Wenn es nur ein Tag ist, brauchen Sie über aufwändige Videos nicht mehr nachzudenken.

  2. Wer ist gegebenenfalls noch in die Abstimmung der Inhalte mit eingebunden? Achtung, hier lauert eine große Zeitfalle!

  3. Wie fit sind Sie in PowerPoint? Konzentrieren Sie sich gegebenenfalls nur auf die Skizzierung Ihrer Inhalte und überlassen Sie die Gestaltung und Aufbereitung einem Profi.

  4. Wieviel Präsentationszeit haben Sie? Auch bei nur 20 Minuten müssen Sie möglicherweise 5 Minuten Fragen und Diskussion mit einplanen.

Drei Buchstaben – große Wirkung

 

Z wie Ziel:

Welches Ziel verfolgen Sie? Was sollen Ihre ZuhörerInnen / die Empfänger Ihrer Präsentation danach denken, fühlen, tun? Ist dieses Ziel SMART, das heißt spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert? Und können Sie dieses Ziel in maximal drei Sätzen komplett erläutern?

Z wie Zielgruppe:

Wer ist das? Was erwarten sie? Was wissen Sie schon? Welche Rolle spielen sie? Wie relevant / bedeutsam ist das Thema für Sie?

Z wie Zeit:

Wie viel Zeit haben Sie für die Vorbereitung der Präsentation und wieviel Zeit haben Sie für den Vortrag selbst? Wieviel Charts / Dias / Filme können Sie denn in dieser Zeit überhaupt zeigen, sodass Ihre ZuhörerInnen noch alles mitbekommen?

Wenn Sie die drei Z in Ihrer Präsentationsvorbereitung konsequent beachten, werden sich sowohl Ihre PowerPoint-Charts oder auch sonstigen Medien als auch Ihre Art zu präsentieren kolossal verbessern.

Sie werden die wichtigen Botschaften auf den Punkt bringen. Sie werden sich die Aufmerksamkeit Ihrer ZuhörerInnen, Ihrer Vorgesetzten, Ihrer Kunden sichern.

Sie werden überzeugen, motivieren und begeistern.

Das tut Ihnen und Ihrer Persönlichkeit gut, beflügelt Ihre Karriere und sichert Ihnen die Dankbarkeit und Sympathie Ihrer ZuhörerInnen.

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Die Autorin

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Melanie Kuhlmann ist Diplom-Betriebswirtin, Business Coach (DVCT) und zertifizierter Reiss Profile Master für Motivprofilanalyse. Sie lebt mit ihrer Familie in Fürstenfeldbruck bei München.

Sie ist Autorin zahlreicher Lehrgänge zum Thema Visualisierung, Präsentieren und Change Management.

Melanie Kuhlmann leitet Entwicklungsprogramme für (Nachwuchs-) Führungskräfte, betreut Manager in der Entwicklung ihrer sozialen und kommunikativen Kompetenzen, führt Präsentationsworkshops und -trainings durch. Darüber hinaus berät sie Unternehmen in der Konzeption und Gestaltung von PowerPoint-Präsentationen. In den letzten 18 Jahren hat sie mehr als 1.000 Projekte in über 15 Branchen betreut. Zu ihren Seminarteilnehmern zählen Mitarbeiter aus Unternehmen von A wie Asset Management über Chemie, Maschinenbau, Pharma, Versicherungen und Wirtschaftsprüfung bis hin zu Z wie Zulieferer der Automobilindustrie.

Referenzen in Präsentations-Coaching und Gestaltung

1 & 1 Internet AG, Montabaur
almeda GmbH, München
Arcandor (KarstadtQuelle), Essen
BASF Aktiengesellschaft, Ludwigshafen
badenova AG und Co. KG
BayWa AG, München
Bildungswerk Badenwürttemberg
Contool AG, St. Gallen
CorpusSireo, Heusenstamm
DIS AG, Heidelberg
EuropAssistance, München
Generali Versicherungen, München
Honeywell Airport Systems GmbH, Wedel
HypoVereinsbank (UniCredit) AG, München
Johnson & Johnson, Düsseldorf
Journal International GmbH, München
KammannRossi GmbH, Köln

Lidl Stiftung & Co. KG, Neckarsulm
Linde AG, Pullach
Management Circle AG, Eschborn
Media-Saturn GmbH, Ingolstadt
Münchener Rückversicherung AG
Novartis Pharma GmbH, Nürnberg
Postbank AG, Bonn
Promerit GmbH, Frankfurt
Proventis GmbH, München
TCW Unternehmensberatung, München
Universitätsklinikum Tübingen, Tübingen
United Internet Media AG, Montabaur
Valeo Schalter- und Sensoren-GmbH
Volksbank Gießen, Gießen
Volksfürsorge, Hamburg
Walt Disney Company (Germany) GmbH
Zenit GmbH, Mülheim an der Ruhr

Ich fand Ihr Seminar „Reporting Design“ sehr hilfreich, da ich heute meine Grafiken und Berichte mit anderen Augen sehe. Wir sind gerade dabei, unsere bestehenden Grafiken zu überarbeiten. Fazit: Klasse Bezug zur Praxis.

Mathias Göhrig, Geschäftsleitung Naturin GmbH & Co KG, Weinheim

PowerPoint nervt?

Sie auch? Mich nicht. Mich nervt nicht das Programm. Mich nervt der unprofessionelle Umgang.

PowerPoint selbst kann ja nichts dafür, dass es als Spickzettel missbraucht wird, dass Redner ganze Sätze an die Wand werfen und diese dann ablesen und dass manche Charts aussehen, als wäre ein Farbkasten explodiert.

Bei manchen PowerPoint-Präsentationen hat man den Eindruck, es herrscht Krieg. Der Vortragende kämpft mit seinen Charts, die Zuhörer mit ihrem Schlaf, die Diagramme mit den Texten, die Texte mit den Animationen.

900 Millionen Charts pro Tag

Gibt man bei Google den Begriff „powerpoint presentation“ ein, so erhält man innerhalb von 0,38 Sekunden ungefähr 146 Millionen Ergebnisse, die diesen Begriff enthalten.

 

Experten gehen davon aus, dass weltweit 30 Millionen PowerPoint-Präsentationen pro Tag gehalten werden. Ich glaube langsam, dass jeden Tag allein in Europa 30 Millionen PowerPoint-Präsentationen gehalten werden. Und jede Präsentation hat in etwa 30 Charts. Damit kommen wir auf sage und schreibe 900 Millionen Charts pro Tag.

 

Glauben Sie nicht? Die Zahl ist im Grunde auch egal. Es geht schließlich darum, es besser zu machen.

 

Die meisten Präsentationen laufen so ab:

Begrüßung: Ich freue mich, blablabla und im Hintergrund leuchtet bereits ein Chart mit einem schönen Bild, dem Unternehmenslogo und dem Titel der Veranstaltung, z.B. Kennzahlen
1. Quartal 2016. – Aha! Vielleicht steht da auch: Kennzahlen 1. Quartal 2016 – Weiter auf Erfolgskurs“ – Aha, Aha!

 

So weit so gut.

 

Bei der Agenda schon der erste Schock…

Jetzt verliert der Redner die Hälfte seiner Zuhörer. Die Agenda wird aufgelegt:

PowerPoint_nervt_Agenda

Ich bin dann mal weg. Wenn solche Charts aufgelegt werden, wundert es mich nicht, dass sich der Zorn des Publikums erhitzt und es mittlerweile sogar eine Anti-PowerPoint-Partei gibt. Dabei wäre die Lösung so einfach:

Lösung 1: Ein Fünf-Eck

Lösung 2: Buttons auf einer „Bühne!“

Lösung 3: Eine Treppe

Fünf-Eck

PowerPoint_nervt_Agenda_2ü

"Bühne"

PowerPoint_nervt_Agenda_3ü

"Treppe"

PowerPoint_nervt_Agenda_4ü

Das sind jetzt nur ganz simple Beispiele, die aber schon einen gewissen Effekt haben.

 

Selbstverständlich können Sie auch noch Icons oder Bilder verwenden, je nachdem wieviel Zeit Sie haben.

 

…dann geht es mit dem Vortrag weiter.

Charts werden an die Wand geworfen, werden vorgelesen, abgelesen und über sie hinweg gelesen. Während des Vortrags übermannt uns langsam aber sicher der Schlaf, wir halten die Farben nicht aus, die Diagramme und Grafiken sind unübersichtlich, überfüllte Textseiten lassen uns langsam aber sicher müde oder zornig werden.

PowerPoint nervt_Grafik
PowerPoint nervt_Grafik_2

Oder lässt Sie sowas kalt?

 

Glücklicherweise erhalten wir nach dem Vortrag ein Handout, das exakt das enthält, was schon vorgetragen wurde, was Neues steht nicht drin und so wandert dieses Handout denn auch ohne weiteres Durcharbeiten …. in den Aktenschrank.

 

Dass das nicht sein muss, beweisen gute Präsentatoren, die PowerPoint als Unterstützung einsetzen und mit großflächigen Bildern und wenig Text arbeiten, zum Beispiel so:

PowerPoint nervt_Grafik positiv_1

Achso, im Controlling oder Rechnungswesen geht das nicht? Zahlen MUSS man unbedingt mit übervollen Tabellen und Diagrammen darstellen?

PowerPoint nervt_Diagramm

Stimmt nicht. Geht sehr wohl.

PowerPoint nervt_Diagramm_2ü

Sie sehen an diesen wenigen Beispielen, wie Sie mit wenigen Handgriffen aus übervollen Charts übersichtliche Grafiken gestalten können.

 

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, buchen Sie meinen Workshop Storylining, Visualisierung und PowerPoint am 14. und 15. Juni in München.

Storylining am 14. und 15. Juni buchen

Oder reservieren Sie sich ein einstündiges Skype-Coaching unter mk@presentationpower.de.

Die Autorin

Melanie Kuhlmann leitet Entwicklungsprogramme für (Nachwuchs-)Führungskräfte, betreut Manager in der Entwicklung ihrer sozialen und kommunikativen Kompetenzen, führt Präsentationsworkshops und -trainings durch. Darüber hinaus berät sie Unternehmen in der Konzeption und Gestaltung von PowerPoint-Präsentationen. In den letzten 18 Jahren hat sie mehr als 1.000 Projekte in über 15 Branchen betreut. Zu ihren Seminarteilnehmern zählen Mitarbeiter aus Unternehmen von A wie Asset Management über Chemie, Maschinenbau, Pharma, Versicherungen und Wirtschaftsprüfung bis hin zu Z wie Zulieferer der Automobilindustrie.

Melanie Kuhlmann ist Diplom-Betriebswirtin, Business Coach und Reiss Profile Master. Sie lebt mit ihrer Familie in Fürstenfeldbruck bei München.